Interne, optimierte Strukturen sind die Basis für die Digitalisierung.

Mehr Effizienz durch Standardisierung (7 Vorteile)

Abläufe, Prozesse und Strukturen:  So erreichen KMU durch neue Ansätze mehr Effizienz

Als Unternehmer weiß man, dass die Firma nur dann gewinnbringend arbeitet, wenn der Umsatz den Aufwand übersteigend. Soll das Unternehmen rentabler werden, ist dies auf zwei Weisen möglich, nämlich durch eine Reduktion der Kosten oder eine Erhöhung des Endpreises.

Wenn Sie lieber mein Video (16 min) zu diesem Thema schauen möchten anstatt diesen Beitrag zu lesen, können Sie dies hier tun:

Mit optimierten internen Strukturen treiben Sie die Standardisierung voran

Wer in KMU rechtzeitig interne Abläufe und Strukturen optimiert spart Zeit, Geld und Nerven bei der Digitalisierung.

Die Erhöhung des Endpreises ist angesichts des Wettbewerbsdrucks und in einem globalisierten Geschäftsumfeld und vor allem in Krisensituationen selten eine Option. Denn auch die Kunden informieren sich über nationale Grenzen hinweg. Wer kein wirklich ausgefallenes Alleinstellungsmerkmal vorweisen kann, hat daher bei den Preisen wenig Spielraum.

An den Stellschrauben lässt sich in diesem Fall bei den Geschäftsprozessen, den immer wiederkehrenden Abläufen und den internen Strukturen drehen – und das sogar weit wirksamer, als Sie möglicherweise denken. Die Standardisierung von Abläufen, Prozessen und Strukturen ist dabei auch eine gute Gelegenheit, die Digitalisierung ins Auge zu fassen oder auf ein neues Niveau zu heben.

Und genau darum geht es hier in diesem Beitrag. Es geht um die wichtige Frage:

Warum ist Standardisierung und Automatisierung so wichtig?

Das Erfolgspotenzial der Standardisierung lässt sich am besten im Sport nachvollziehen. Wenn ein Team oder eine Mannschaft bestimmte Abläufe immer wieder einübt, dabei auch mögliche Sonderfälle und Ausnahmesituationen nachspielt, weiß jeder, was er zu tun hat. Erfolgreiche Mannschaften begeistern mit einer fast telepathisch wirkenden Abstimmung, so dass jeder Schritt, jede Handreichung sich logisch und natürlich an den vorhergehenden zu fügen scheint.

Umgangssprachlich würde man sagen, „es flutscht“. Flutschen kann es aber nur, wenn nicht immer wieder kleinste Abläufe oder Prozesse neu definiert und erklärt werden müssen. Einmal standardisiert, sind Abläufe auf dem besten Weg zur Automatisierung. Das spart Zeit, Geld und sonstige Ressourcen – und hebt den Profit des Unternehmens schon mittelfristig sichtbar an.

Was lässt sich standardisieren?

Die Vereinheitlichung einer Methodik kann unternehmensübergreifend, für einzelne Abteilungen und Leistungen bis hin zu sehr speziellen Vorgängen erfolgen und das gilt für alle Unternehmensgrößen. Egal, ob es sich hier um eine Firma mit 5 Mitarbeitern oder 500 Mitarbeitern handelt.

Auf unterster Ebene wären die Tools, Dokumente und Kommunikationsformen zu standardisieren, etwa indem in jeder Abteilung dieselbe Software benutzt wird, dabei einheitliche Formulare verwendet und ein konsistentes Ablage- und Sicherungssystem eingehalten wird.

Eine entsprechende Standardisierung ist jedoch für alle Bereiche, von Einkauf und Produktion über Lager und Logistik, Vertrieb und Marketing bis zum Kundensupport denkbar und sollte sich bis in die Etage der Geschäftsführung erstrecken. Dabei können kurzfristige Prozesse ebenso vereinheitlicht werden wie langfristige Abläufe.

Qualitätsmanagement, Arbeitsschutz-Standardisierung und Business-Management-Systeme, jedoch auch professionelle Software für die Verwaltung von Lagerbeständen oder Kundenkontakten, Tools zum Nachfassen von Angeboten oder der Bespielung von den sozialen Medien gehören zu den Lösungen, die die Standardisierung von Abläufen und Prozessen unterstützen.

Die Standardisierung und Automatisierung funktioniert unabhängig von der Unternehmensgröße, denn in so gut wie jeder Firma gibt es Abläufe, die immer wieder und in fast identischer Form anfallen. Sobald allen Beteiligten klar ist, was wie getan wird, müssen Sie als Unternehmen nicht tagtäglich das Rad neu erfinden.

 

Was die Vereinheitlichung von Abläufen und Prozessen für Mitarbeiter bedeutet

Der geschäftliche Nutzen der Standardisierung liegt auf der Hand. Bei der Umsetzung dürfen Sie sich jedoch über eines im Klaren sein: Für Ihre Mitarbeiter gibt es bereits „automatisierte“ Abläufe, nämlich die Arbeitsroutine der Beschäftigten.

So gut wie jeder Mitarbeiter, egal in welcher Abteilung, hat nach einer Weile seine ganz eigene Vorgehensweise entwickelt. Und die läuft vielleicht dem entgegen, was Sie sich von einer Umstrukturierung der Abläufe wünschen.

Daher steht vor der Einführen neuer Standards das „Entlernen“ der bisherigen Methode. Dazu gilt es die Mitarbeiter frühzeitig ins Boot holen und ihnen den Nutzen der geplanten Änderungen begreiflich machen.

Zumindest der Chef weiß, wie die finanzielle Lage ist.

Das ist nicht immer einfach. Da kann man sich als Verantwortlicher auch schon mal die Zähne ausbeißen.

Prozesse und Strukturen zu automatisieren nutzt Ihnen und Ihren Mitarbeitern!

Für Sie als Unternehmer ist die Standardisierung ein Mittel, Kosten und Aufwand zu reduzieren. Für Ihre Beschäftigten bringt die Umstellung zunächst einmal Veränderung mit sich – etwas, das Menschen per se nicht sonderlich mögen. Leichter fällt der Umgang mit Veränderung, das Change Management, wenn Sie allen Mitarbeitern die für sie anfallenden Vorteile aufzeigen.

 

Denn die Standardisierung und Automatisierung bietet viele Vorteile.

Die 7 wichtigsten Vorteile für eine Standardisierung und Automatisierung führe ich hier auf:

  • Entlastung für Mitarbeiter, die zuvor noch zu viel Arbeitslast tragen
  • Leichtere und schnellere Einweisung neuer Mitarbeiter
  • Freisetzung von Arbeitspotenzial für Verbesserungen und Neuerungen, die sich die Mitarbeiter selbst wünschen
  • Mehr Transparenz auf allen Ebenen
  • Weniger Arbeitsstress bei der Übertragung oder Skalierung von Abläufen und Strukturen
  • Einheitliche gute und gleichbleibende Qualität in der Bearbeitung der Geschäftsvorgänge
  • Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben der Mitarbeiter, z. B. intensivere Kundenbetreuung oder Innovationsentwicklung

Die Klärung von immer wieder anfallenden Fragen wie „Wer ist zuständig, wenn?“ oder „Wie haben wir die Situation X eigentlich früher gehandhabt?“ spart auch den Beschäftigten Zeit, Energie und Nerven und schafft überdies viel Konfliktpotenzial im Unternehmen gleich mit aus der Welt.

Diese folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

Bei Unternehmen, die bereits eine gewisse Größe erreicht haben oder schon seit langen Jahren am Markt sind, ist der erste Schritt zunächst die Definition, was man sich von der Standardisierung verspricht. Also was genau soll das Ziel sein?

Beispielsweise:

  • Sollen Prozesse verschlankt werden, oder geht es um eine Steigerung der Effizienz?
  • Gibt es schon Ansätze, oder muss von Null angefangen und ein eigenes System samt Dokumentation erarbeitet werden?

Hier hilft es, zu entscheiden, welche Abläufe und Prozesse die Standardisierung lohnen, ein Konzept zu erarbeiten und dann in einem weiteren Schritt zu automatisieren. Eventuell holt man sich hier auch Hilfe von außen, entweder durch einen Unternehmensberater mit Schwerpunkt Prozessoptimierung oder einen Qualitätsmanager. Dann wird ein kleines Projekt aufgesetzt und eine Roadmap zeigt die Schritte für die nächsten Monate.

Wie Sie Kennzahlen als Kompass für die Unternehmensführung nutzen zeigt Ihnen Jutta Keller - Wachstumscoach und Prozess-Expertin für KMU

Achtung: Es gibt auch Nachteile der Automatisierung in KMU

Nicht übertreiben: Die Nachteile tiefgreifender Automatisierung

Unternehmen möchten ihre Abläufe vereinheitlichen, um auf diese Weise Kosten einzusparen. Dank erfolgreicher Standardisierung und Automatisierung können Prozesse effizient gesteuert und Gewinne maximiert werden. Dabei ist das richtige Maß allerdings entscheidend – greift die Standardisierung zu tief, wird das Unternehmen unflexibel. Auch der einzelne Mitarbeiter hat schließlich zu geringe Handlungsspielräume und wird darauf mit dem Verlust der Kreativität und Unlust reagieren.

Digitalisierung von Abläufen in KMU

Die Digitalisierung ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Chance und Herausforderung zugleich – sie erleichtert Standardisierung und Automatisierung, erfordert jedoch Investitionen, die mitunter die Möglichkeiten vor allem kleiner Unternehmen übersteigen. Hinzu kommt, dass die Kompetenzen vielleicht im Unternehmen selbst nicht vorhanden sind.

Daher fällt schon die Entscheidung für den ersten Schritt nicht leicht. Als Unternehmer fragen Sie sich zunächst:

  • Was braucht mein Unternehmen tatsächlich?
  • Welche digitalen Modelle lohnen sich für mich?
  • Wie kann ich mit wenigen, jedoch effektiven Mitteln die Digitalisierung und Standardisierung auf den Weg bringen?

Eine vorhandene, effektive Prozessdokumentation gibt Firmen hier wesentliche Vorsprünge und Starthilfen. Auf der Basis dieser Dokumentation lässt sich nämlich leichter ermitteln, welches die wirklich gewinnbringenden Prozesse sind, denen man nun erhöhte Aufmerksamkeit widmen darf, um sie „anzuschieben“.

Mit vergleichsweise geringen Mitteln kann im Online-Marketing und bei der Leadgenerierung für die Neukundengewinnung schon viel bewirkt werden. Auch die Kommunikation im Unternehmen und nach außen lässt sich relativ leicht standardisieren, und das Onboarding neuer Mitarbeiter kann ebenfalls gut nach einem zuvor erarbeiteten Standard erfolgen. Wichtig ist: Sind die ersten Schritte gemacht, stellt sich rasch ein Gefühl erhöhter Produktivität ein. Die neu geschaffene Ordnung beflügelt auf allen Ebenen.

Wenn Sie sich für das standardisierte Vorgehen beim Onboarding – also die Einführung neuer Mitarbeiter – egal, ob es sich dabei um Praktikanten, studentische Aushilfen oder Vollzeitmitarbeiter handelt – , genauer interessieren, dann habe ich zwei Audiobeiträge für Sie als praktische Anleitung.

Audio-Beitrag: Einführung neuer Mitarbeiter – Teil 1 (Vorbereitung Onboarding): https://v8af1m.podcaster.de/download/Einfuehrung_neue_Mitarbeiter_Teil1.mp3

Audio-Beitrag: Einführung neuer Mitarbeiter – Teil 2 (Onboarding – Erster Arbeitstag): https://v8af1m.podcaster.de/download/Einfuehrung_neue_Mitarbeiter_Teil2.mp3

 

Wieder mehr Zeit für den Chef, um AM Geschäft zu arbeiten

Automatisierungslösungen bedeuten für Sie als Unternehmer, dass Sie nun weniger Zeit aufwenden müssen, um sich mit dem „Alltagskram“ zu beschäftigen. Je mehr Abläufe und Prozesse effektiv und reibungslos funktionieren, umso weniger Aufmerksamkeit wird Ihnen das Tagesgeschäft abverlangen. Und da Sie nun viel weniger im Geschäft tätig sind, können Sie mehr am Geschäft arbeiten.

Sie können sich mehr der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren zuwenden. Sollten Sie an Ihren Ruhestand denken oder den Wunsch in sich tragen, Ihr Unternehmen zu verkaufen, trägt die Automatisierung natürlich auch wesentlich zur Übergabefähigkeit Ihrer Firma bei.

Die Standardisierung und Automatisierung setzt also erhebliche Potenziale frei. Wie Sie dies nutzen, hängt von verschiedenen Faktoren ab – der Branche, dem Geschäftsmodell und der Position am Markt. Dank der verfügbaren Softwarelösungen gibt es allerdings für so gut wie jeden Topf einen Deckel. Ihr Gewinn beginnt bereits mit dem Nachdenken über die Verbesserung der Abläufe und den damit verbundenen Anstöße für die künftigen Entwicklungen im Unternehmen.

Ich rate Ihnen, machen Sie sich einen Termin in Ihren Kalender für 90 Minuten und brainstormen Sie das Thema für Ihr Unternehmen einmal am Stück. Wenn Sie dann zu der Erkenntnis kommen, das könnte Potenzial für Ihre Firma stecken, dann gehen Sie das Ganze mit professioneller Hilfe an.

Ich wünsche Ihnen ganz viel Erfolg dabei!

 

Selbstverständlich stehe ich Ihnen für ein kostenfreies Erstgespräch jederzeit zur Verfügung und gebe Ihnen Tipps, wie Sie das Thema in kleinen Schritten angehen können.

Ich begleite Sie – wenn Sie mögen – auch in Ihrem Prozess. Informieren Sie sich bitte hier, wie wir es gemeinsam schaffen können, Ihre Abläufe und Prozesse so zu optimieren, dass Sie als Chef wieder mehr Zeit für das wirklich Wichtige im Leben haben: https://www.juttakeller.net/chancenmentoring/

 

 

Weiterlesen zum Thema Abläufe, Strukturen, Prozesse in KMU optimieren:

Sind Sie als Chef der Flaschenhals im Unternehmen?

7 kostengünstige Tipps für Unternehmenswachstum

So geben Sie Ihrem Unternehmen wieder Schwung

Wie Sie sich mit Ihrer Positionierung effektiv spezialisieren

Mit einem stimmigen Geschäftsmodell perfekt positioniert

Jutta Keller - Prozess-Expertin Jutta Keller
 

Click Here to Leave a Comment Below 0 comments

Leave a Reply:

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Datenschutz

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um Ihnen das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn Sie diese Website ohne Änderung Ihrer Cookie-Einstellungen verwenden oder auf "Akzeptieren" klicken, erklären Sie sich damit einverstanden.

Schließen