Sind Sie der Bremsklotz Ihres Unternehmens? – Delegieren ja oder nein?
In vielen Unternehmen sind es nicht äußere Faktoren, die den Fortschritt aufhalten, sondern der Chef selbst. Manchmal liegt es einfach daran, dass die Geschäftsführung sich um alles kümmert. Doch wie oft wird dabei übersehen, dass dies das größte Hindernis für Wachstum darstellt? Ein Beispiel: Ein Geschäftsführer erzählte einmal, dass er in seinem Betrieb „alles im Griff“ habe. Delegieren? Fehlanzeige. Auf die Frage, was das größte Hindernis im Tagesgeschäft sei, kam die unerwartete Antwort: „Ich selbst.“
Die Lösung ist jedoch einfacher, als es scheint. Es geht nicht darum, die Führungskraft in einem schlechten Licht darzustellen. Im Gegenteil, der Wunsch, alles zu kontrollieren, zeugt von Verantwortung. Jedoch dieser Kontrollzwang wird zum „Bremsklotz“. Wer überall involviert ist, hat oft nicht die Zeit, sein Unternehmen wirklich weiterzubringen. Doch es gibt einen Ausweg.
Warum die Führungskraft oft der Knotenpunkt ist
Führungskräfte, die alles managen, mögen zwar das Gefühl haben, dass sie unverzichtbar sind. Sie wissen genau, was in jeder Abteilung passiert, kennen alle Kundinnen und Kunden persönlich und sind die Anlaufstelle für jede Herausforderung. Doch das bringt das Unternehmen schnell an seine Grenzen. Der Knoten, der das Wachstum blockiert, ist nicht etwa ein Mangel an Zeit oder Geld – es ist die fehlende Delegation.
Praxisbeispiel 1 aus meiner Unternehmensberatung:
Ein kleines Dienstleistungsunternehmen hatte das Problem, dass die Chefin für jede kleine Entscheidung zuständig war. Es gab keinen Spielraum für Wachstum, weil alles an ihr hing. Wehe, wenn sie einmal ausfiel oder sich ein paar Tage Urlaub gönnte. Nachdem sie eine Liste ihrer täglichen Aufgaben erstellt hatte, stellte sie fest, dass sie mindestens die Hälfte davon delegieren könnte. Zugegeben würde ihr das sehr schwerfallen und das wäre sicher nicht auf einmal zu bewältigen, doch die wollte es zumindest versuchen und startete mir der ersten kleineren Aufgabe an ihre Assistentin. Und siehe da, es klappt schon am nächsten Tag besser als erwartet.
Sie fasste Mut und übergab an verschiedene Mitarbeiter gleich mehrere Tätigkeiten. Mal holperte es ein wenig in der Umsetzung, mal funktionierte es prima. Sie war erleichtert die ersten Schritte gegangen zu sein. Durch die Umverteilung an ihre Mitarbeitenden konnte sie nun ihre Rolle neu definieren und dabei hatte sie auch noch Spaß. So wurde innerhalb von ein paar Wochen aus der Managerin die strategischen Lenkerin.
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Ein Chef, der jede Aufgabe an sich reißt oder keine hergeben möchte, bleibt in einem ständigen Kreislauf operativer Arbeiten gefangen. Solange der Fokus auf den täglichen Kleinigkeiten liegt, bleibt das große Ganze unsichtbar.
Klarheit über die täglichen Aufgaben gewinnen und besser delegieren
Der erste Schritt aus diesem Knoten ist Klarheit. Nehmen Sie sich die Zeit, alle Aufgaben, die täglich anfallen, aufzuschreiben. Dieser Überblick zeigt oft überraschend deutlich, wie viele Aufgaben delegiert werden können. Viele Tätigkeiten lassen sich von den Mitarbeitenden genauso gut, wenn nicht sogar besser, erledigen.
Durch das schriftliche Festhalten der Aufgaben entsteht eine ganz neue Perspektive: Welche Tätigkeiten sind wirklich strategisch und welche könnten problemlos von anderen übernommen werden? Die Visualisierung ist der erste Schritt, um Knoten zu lösen, die den täglichen Ablauf verlangsamen. Nutzen Sie dazu das Medium, das Ihnen am meisten liegt. Entweder ganz klassisch Stift und Papier, Post-it-Zettel, ein Flipchart, eine Excel-Tabelle, ein Notepad oder eine Mindmapping-Software.
Praxisbeispiel 2 aus meiner Unternehmensberatung:
Ein Produktionsbetrieb konnte nicht weiter expandieren, weil der Geschäftsführer sich um jede Materialbestellung selbst kümmerte. Nachdem er diese Aufgabe an eine Mitarbeiterin delegierte, die sowieso schon den Produktionsablauf der medizinischen Waren plante, hatte er endlich die Zeit, sich auf wichtige Verhandlungen zu konzentrieren. Sein Unternehmen wuchs innerhalb eines Jahres um 30 Prozent, da er nun mehr Zeit hatte, sich verstärkt um neue Kooperationen und Vertriebspartner zu kümmern.
Vom Bremsklotz zur Weichenstellerin
Die Entscheidung, Aufgaben abzugeben, fällt oft schwer, weil das Gefühl überwiegt, dass niemand die Arbeit so gut erledigen kann wie man selbst. Gerade Unternehmer, die ihre Firma als Start-up hochgezogen haben, kennen noch jede Aufgabe im Detail. Nun ist der nächste Schritt auf dem Weg zu mehr unternehmerischer Freiheit: das Vertrauen in das Team.
- Ehrliche Selbstreflexion:
Beginnen Sie damit, sich einzugestehen, dass die eigene Einmischung in jedes Detail das Unternehmen ausbremst. Es ist an der Zeit, sich auf die Führungsrolle zu konzentrieren und das operative Geschäft dem Team zu überlassen. - Systeme schaffen, die das Unternehmen tragen:
Schaffen Sie Prozesse und Strukturen, die unabhängig von der Person an der Spitze funktionieren. Ein systematisiertes Unternehmen hat klare Abläufe, die von jedem im Team verstanden und ausgeführt werden können. - Delegation in kleinen Schritten:
Beginnen Sie damit, einzelne Aufgaben abzugeben und das Team in die Verantwortung zu nehmen. So wächst das Vertrauen – sowohl in die Mitarbeitenden als auch in die Prozesse.
Delegation ist mehr als nur das Übertragen von Aufgaben. Es bedeutet, dem Team das nötige Vertrauen entgegenzubringen, eigene Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern um den Fortschritt. Perfektionismus kann das größte Hindernis für Delegation sein. Mit Ihrem Wissen und der Erfahrung geben Sie Ihrem Team die Basis und nun kann das Team die Aufgaben auf ihre Art und Weise durchführen.
Freiraum durch gezieltes Delegieren
Wer sich von der operativen Arbeit löst, gewinnt wertvollen Freiraum. Dieser Raum kann und muss für strategische Entscheidungen genutzt werden, die das Unternehmen wirklich voranbringen. Aufgaben wie Einkauf, Kundenbetreuung oder Support sind wichtig – jedoch müssen diese nicht zwingend von der Chefin oder dem Chef erledigt werden.
Durch Delegation entsteht nicht nur mehr Zeit für strategische Aufgaben, sondern auch eine Entlastung im persönlichen Leben. Viele KMU-Chefinnen und Chefs berichten, dass sie durch das Loslassen von Aufgaben nicht nur ihre Arbeitszeit effektiver nutzen, sondern auch mehr Raum für Freizeit und Familie haben. Klar, es dauert manchmal ein wenig, bis es nach der Übertragung der Aufgaben an Mitarbeitende reibungslos ohne Chef klappt, doch dann ist der Schreibtisch endlich freier.
Praxisbeispiel 3 aus meiner Unternehmensberatung:
In einem kleinen Softwareunternehmen hatte der Geschäftsführer immer den Vertrieb selbst übernommen, weil er glaubte, dass nur er die Kundschaft überzeugen könne. Nach der Übergabe dieser Aufgabe an einen Vertriebsmitarbeiter stieg der Umsatz – und er selbst konnte sich auf die Entwicklung neuer Produkte konzentrieren. Der Vertriebler brachte ganz neue Ansätze in die Firma, er lud Stammkunden und potentielle Kunden zu Webinaren ein, um neue Features vorzustellen und baute einen YouTube-Kanal mit Best Practices auf. Der Chef wurde bei seinen Jahresbesuchen bei den Stammkunden positiv darauf angesprochen und gelobt. Er hat also alles richtig gemacht.
Den Weg freimachen
Führung bedeutet nicht, jede Aufgabe selbst zu übernehmen. Im Gegenteil: Führung heißt, das Team zu stärken, klare Strukturen zu schaffen und den Überblick zu behalten. Wer sich aus der täglichen Routine herausnimmt, öffnet neue Wege für das Unternehmenswachstum. Delegation ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine Frage der Weitsicht. Wer den Knoten löst, der das Unternehmen ausbremst, ermöglicht langfristigen Erfolg.
Fazit:
Der größte Bremsklotz im Unternehmen ist oft die Führungskraft selbst. Jedoch durch Klarheit, Prozesse und Vertrauen in das Team lässt sich dieser Knoten lösen. Eine vollständige Auflistung der täglichen Aufgaben schafft die nötige Grundlage, um gezielt zu delegieren. So wird die eigene Rolle vom operativen Manager zur strategischen Führungskraft transformiert.
Wenn auch Sie Klarheit über Ihre täglichen Aufgaben gewinnen wollen, dann schicke ich Ihnen gerne eine Anleitung und ein Video hierfür zu. Kostenfrei natürlich. Es wird Sie weiterbringen und der erste Schritt in Richtung „Delegation“ gelingt leichter. Schreiben Sie einfach an jk@juttakeller.net mit dem Stichwort „Anleitung Aufgaben“.
Schreiben Sie mir gerne in den Kommentar, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Thema „Delegation zur Chefentlastung und Teamstärkung” umgehen und wie dies die Zukunftssicherung Ihrer Firma unterstützt.
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Weitere spannende und vor allem hilfreiche Beiträge zum Unternehmertum lesen Sie hier:
Mit System delegieren – wie Führungskräfte ihre Teams stärken können: https://www.juttakeller.net/motivation/mit-system-delegieren/
Führung 2.0 in KMU bedeutet: Klarheit, Struktur und Strategie: https://www.juttakeller.net/unternehmertum/fuehrung-in-kmu/
Abläufe im KMU automatisieren: 20% mehr Kraft und Zeit gewinnen: https://www.juttakeller.net/prozesse/ablaeufe-automatisieren-zeit-gewinnen/
Und hier noch ein ganz heißer Video-Tipp meinerseits, warum eine Unternehmenskultur so wichtig ist für eine Firma und wie Sie diese mit einem Fragebogen checken können: https://youtu.be/uchDF0QGAMw
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Auf meiner Webseite erfahren Sie mehr über mich und warum ich – Jutta Keller, Betriebswirtin, Qualitätsmanagerin, zertifizierter Business Coach – schon fast 25 Jahre aufstrebende KMU-Chefs und Chefinnen bei der Entwicklung klarer Strategien und effizienter Abläufe für ein zukunftssicheres Unternehmen unterstütze.
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