Unternehmensanalyse  Coaching
Abläufe im KMU automatisieren -> 20% mehr Kraft und Zeit gewinnen

Abläufe automatisieren und so 20% mehr Kraft und Zeit für wichtige Unternehmeraufgaben gewinnen

Interne Geschäftsprozesse standardisieren und automatisieren und damit bis zu 20% mehr Zeit für die strategische Weiterentwicklung Ihrer Firma gewinnen

Die Standardisierung und Automatisierung von Abläufen und Prozessen macht Unternehmen wettbewerbsfähiger und beschert ihnen langfristig mehr Umsatz. Doch nicht nur das Unternehmen profitiert davon – auch der Unternehmer hat Vorteile. Er muss im Tagesgeschäft zahlreiche Routineaufgaben übernehmen, die durchaus delegiert werden können. Wer durch geschickte Automatisierung Mitarbeiter entlastet, kann sie mit anderen Aufgaben betrauen. Das schafft Zeit und Kraft, sich wichtigeren Dingen zu widmen.

Wenn Sie lieber mein Video (12 min) zum Thema  “Standardisierung und Automatisierung von Abläufen” schauen möchten anstatt diesen Beitrag zu lesen, können Sie dies hier tun:

Abläufe im KMU zu automatisieren schafft Freiräume im Unternehmen

Abläufe im KMU zu automatisieren schafft Freiräume für den Unternehmer-Chef und seine Mitarbeiter

Einige Aufgaben kann jedoch nur der Inhaber einer Firma übernehmen – alles wozu Übersicht, Know how und die entsprechende unternehmerische Einstellung nötig sind. Gelingt es Strukturen zu schaffen, die für alle Mitarbeiter nachvollziehbar sind und mitgetragen werden, stärkt dies die Eigenverantwortung und die Bindung an das Unternehmen. Eine stabile, gut funktionierende Struktur und starkes Engagement der Beschäftigten trägt dazu bei, dass Vieles auch ohne den Chef geht.

Doch Achtung: Delegation allein ist nicht der Schlüssel für den Erfolg

Um erfolgreich Verantwortung abgeben zu können, muss die Vorbereitung stimmen. Das Implementieren automatischer Abläufe und die Maximierung der internen Effizienz sind wichtige Schritte, ebenso wie das Eindämmen von Ressourcen-Verschwendung. Clever arbeiten statt mehr arbeiten, Selbstorganisation statt Hundert-Stunden-Woche sind Vorgaben, die eine ökonomische Betriebsführung und Umsatzsteigerung anbahnen und letztlich auch den Chef entlasten.

Zugleich sollten alle Prozesse darauf hinauslaufen, die Kundenerlebnisreise – die sogenannte Customer Journey – so angenehm und begeisternd wie möglich zu gestalten. Das leistet eine sinnvolle, kontrollierte Prozessoptimierung, insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen. Dafür benötigen Unternehmer vor allem eins: den Überblick.

Das fällt im Alltag jedoch nicht immer leicht, denn in den meisten mittelständischen Betrieben arbeitet der Chef eher wie ein Angestellter – er ist eine Fachkraft, die sich kaum von anderen qualifizierten Mitarbeitern abhebt und von den Ansprüchen des Tagesgeschäfts vollkommen ausgefüllt ist.

Statt dessen sollte er jedoch die Geschicke des Unternehmens leiten. Der erfolgreiche Unternehmer arbeitet AN seinem Unternehmen, nicht IN ihm. Erfolgreiche Unternehmer wie Steve Jobs oder Bill Gates machen vor, wie diese ständige Weiterentwicklung des Geschäftsmodells aussieht. Sie stehen für erfolgreiches Unternehmertum und demonstrieren, wie sie sich von ihrem ursprünglichen Status als Fachkraft zum eigentlichen Unternehmer entwickelt haben.

Die Stellschrauben im Unternehmens-System festziehen

Stellschrauben anziehen hilft

Stellschrauben anziehen hilft

Die Optimierung von Prozessen, Systemen und Unternehmen ist keine gewaltige Einzelaufgabe, die sich auf ein ganz bestimmtes Thema fokussiert. Statt dessen geht es um viele kleine Punkte, an denen Sand im Getriebe ist. Kleine Unebenheiten, deren Summe allerdings beträchtlich ausfallen kann.

Für das Unternehmen ist das Funktionieren von Systemen die Voraussetzung für die erfolgreiche Ausführung des Geschäftsmodells. Damit alle Abläufe wirklich perfekt funktionieren, müssen die Schwachstellen gefunden und die Stellschrauben fest angezogen werden.

Dabei sollten einzelne Schritte effizient ineinandergreifen, Leerlauf und Verschwendung muss vermieden werden. Für den Unternehmer bedeutet das, dass er mitunter sehr viel Mut aufbringen muss, um die Effizienz seiner Systeme zu beleuchten und möglicherweise einschneidend neu zu ordnen und zu strukturieren.

Tappen Sie nicht in die Falle Mikromanagement

Genau hier steht sich allerdings so mancher Chef selbst im Weg. Denn die Abläufe im Unternehmen funktionieren so, wie sie der Inhaber zunächst eingerichtet hat. Bedingt durch die eigene Führungsposition, bei der alle Fäden zusammenlaufen, kann leicht eine Betriebsblindheit entstehen, die die Veränderung und neue Ausrichtung von einzelnen Abläufen, jedoch auch des kompletten Geschäftsmodells verhindert.

Wer zu viel kontrolliert und nur ja nichts versäumen will, sich um sämtliche Belange selbst kümmert, gleitet ins Mikromanagement ab und schafft den Sprung zum wahren Unternehmer nicht.

Das ist Chefsache: Die eigene Führungsposition überdenken

Natürlich will und sollte der Chef wissen, was im Unternehmen vor sich geht. Wie es mit der Auftragsbearbeitung aussieht, ist Chefsache, wie überhaupt Support und Vertrieb. Und man will ja auch jeden einzelnen Kunden persönlich kennen! Dass sich der Chef auch mit der Technologie im Unternehmen auskennt – das ist ebenfalls Chefsache. Denn der Chef hat den Durchblick. Ganz allein. Alles Quatsch in meinen Augen!

Diese Definition der Führung verhindert nämlich, dass ein Chef zum Unternehmer wird. Alles zu  beherrschen, was betrieblich anfällt, ist ein Ding der Unmöglichkeit – eine solche Einstellung verschlingt Zeit und Energie, und das ganz unnötig. Denn wer selbstorganisierte Teams aufbaut, muss sich gar nicht um all die kleinen „Chefsachen“ kümmern und kann sie beruhigt den (motivierten) Mitarbeitern überlassen.

Für erfolgreiche Unternehmer ist eine derartige Entlastung ein Muss. Um die eigene Führungsposition klar definieren und Mitarbeiter richtig einsetzen zu können, muss allerdings auch das Geschäftsmodell und die Positionierung des Unternehmens gut umrissen und interne Abläufe müssen optimiert und vor allem standardisiert sein.

Scharfe Positionierung: Wissen, wo man steht

Um Aufgaben zu übertragen und die eigene Verantwortung wahrnehmen zu können, sollte ein Unternehmer sich darüber im Klaren sein, wo er im Markt steht. Die deutlich umrissene Positionierung entscheidet über den Geschäftserfolg. Schlechte Margen und zu hoher Konkurrenzdruck sind ein Anzeichen für eine nicht so recht geglückte Positionierung.

Ein Startup ist gezwungen, über die Position im Marktbereich vor dem ersten Geschäftstag nachzudenken, jedoch existierende Unternehmen tun sich hier oft schwer. Dabei kann eine neue Positionierung – oder eine Re-Positionierung – einen beachtlichen Sprung nach vorn einleiten.

Mehr Umsatz

Ist die Palette der Produkte oder Services zu umfangreich, läuft man Gefahr, sich zu verzetteln in dem Bemühen, jeden Kunden abzuholen. Wer bereits in dieser Situation gefangen ist, weiß meist gar nicht mehr, wo sich das eigene Angebot ansiedelt. Um der vielschichtigen Abhängigkeit einer zu verschwommenen Positionierung zu entkommen, bedarf es der Neufokussierung auf ein überschaubares Angebot. Hier ist weniger definitiv mehr, auch wenn es schwer fällt, bestimmte Segmente hinter sich zu lassen.

Externe Expertise verkürzt Wege bei der Positionierung

Einen Prozess- und Strategie-Experten hinzu zu ziehen hilft dem projektierten Unternehmen nicht nur bei Standardisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse, sondern auch bei der Positionierung. Denn der erste Schritt ist die Analyse des Marktes und der Nachfrage. Daraus leitet sich eine Definition der anvisierten Kundenschicht ab. Je sorgfältiger und kritischer Unternehmer hier vorgehen, umso erfolgreicher erweisen sich spätere Strategien.

Bis mit den Wunschkunden der Durchbruch gelingt, kann es dann durchaus eine Weile dauern. Geduld und ein langer Atem sind gefragt, wenn es um die (Neu)Ausrichtung der Strategie geht. Die strategische, organisatorische und auch finanzielle Planung gelingt mit Experten-Hilfe besser und vor allem schneller.

Eine klare Positionierung und motivierte Mitarbeiter sind die Basis für die Automatisierung von internen Abläufen

Eine erfolgreiche Positionierung legt erst den Grundstein für die Automatisierung und Selbstorganisation im Unternehmen und damit die Entlastung von Führungskräften. Hat der Chef den Kopf frei für Innovation und Geschäftsentwicklung, wird er entsprechend positive Energien an die Teams im Unternehmen weitergeben und diese ebenfalls zu motivierter, selbstständiger Arbeit anregen. So haben die Mitarbeiter selbst die Verantwortung vorhandene Geschäftsprozesse zu optimieren und zu entscheiden, ob es Sinn machen könnte, diese zu standardisieren und zu automatisieren und sich ihren Alltag zu erleichtern und angenehmer zu gestalten. Ohne lästige Routinearbeiten.

Ein Chef, der AM, nicht IM Unternehmen arbeiten kann, macht seine Mitarbeiter zu Mit-Unternehmern und stellt sicher, dass die Bearbeitung von Kundenwünschen laufend in Hinblick auf die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit optimiert wird und das gelingt am besten mit standardisierten und automatisierten Abläufen. Somit sind genügend Freiräume bei Chef und Mitarbeitern gewährleistet, die sinnvoller genutzt werden können, um das Unternehmen nach vorn zu bringen.

 

Kurz zusammengefasst: Die Standardisierung und Automatisierung von Abläufen und Geschäftsprozessen bietet KMU viele Vorteile.

Vorteile für eine Standardisierung und Automatisierung sind insbesondere:

  • Entlastung für Mitarbeiter, die zuvor noch zu viel Arbeitslast tragen und zu wenig Zeit haben, sich intensiv um ihre definierten Arbeitsgebiete, z. B. die Kundenpflege zu kümmern
  • Zeitersparnis für Mitarbeiter, da nervige Routinearbeiten entfallen
  • Freisetzung von Arbeitspotenzial für Verbesserungen und Neuerungen, die sich die Mitarbeiter selbst wünschen
  • Mehr Transparenz auf allen Ebenen, beim Chef und bei den Mitarbeitern
  • Weniger Arbeitsstress bei der Übertragung oder Skalierung von Abläufen und Strukturen
  • Einheitliche gute und gleichbleibende Qualität in der Bearbeitung der Geschäftsvorgänge
  • Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Chefs, z. B. die strategische Weiterentwicklung seines Unternehmens, Innovation oder die Bildung neuer Kooperationen 

 

Fördermittel und diverse Förderprogramme für die Digitalisierung in Anspruch nehmen

Nutzen Sie vielfältigen Möglichkeiten der Förderung, die von diversen Ministerien und weiteren Organisationen (IHK, HWK, Verbänden etc.) zur Verfügung gestellt werden, wenn Sie das Thema Automatisierung und Digitalisierung in Ihrem Unternehmen kostengünstig und mit wenig finanziellem Risiko angehen wollen.

Sprechen Sie mich hierzu gerne an. Ich helfe Ihnen das Dickicht im Förderdschungel zu durchblicken.

Den Durchblick im Dickicht der Förderprogramme behalten

Den Durchblick im Dickicht der Förderprogramme behalten

So gehen Sie am besten bei gewünschter Standardisierung und Automatisierung vor

Ich empfehle Ihnen, die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen genau zu analysieren, dann zu entscheiden, ob und welche Abläufe optimiert, standardisiert und/oder automatisiert werden können und dafür ein Projekt aufzusetzen. Vielleicht sogar mit externer Hilfe, wenn das Know how in Ihrem Unternehmen dazu fehlt. Ganz wichtig dabei ist jedoch, sich ein Ziel zu setzen, also was soll mit der Automatisierung erreicht werden und darauf aufbauend ein Konzept entwickeln, wie Sie dabei vorgehen wollen. Mit Hilfe einer Roadmap behalten Sie den roten Faden im Blick und das Projekt kann leichter durchgezogen werden.

Ich rate Ihnen, machen Sie sich jetzt noch einen Termin in Ihren Kalender für 90 Minuten und brainstormen Sie das Thema mit Ihren Führungskräften, Teamleitern oder Assistenten, sofern Sie welche haben, einmal ganz grundsätzlich und ohne Pause. Wenn Sie dann zu der Erkenntnis kommen, da könnte Potenzial für Ihre Firma drin stecken, dann gehen Sie das Ganze am besten mit professioneller Hilfe an.

Ich wünsche Ihnen ganz viel Erfolg dabei!

Selbstverständlich stehe ich Ihnen für ein kostenfreies Erstgespräch jederzeit zur Verfügung und gebe Ihnen Tipps, wie Sie das Thema in kleinen Schritten angehen können.

Ich begleite Sie – wenn Sie mögen – auch in Ihrem Prozess. Informieren Sie sich bitte hier, wie wir es gemeinsam schaffen können, Ihre Abläufe und Prozesse so zu optimieren, dass Sie als Chef wieder mehr Zeit für das wirklich Wichtige im Leben haben: https://www.juttakeller.net/chancenmentoring/

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

 

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Jutta Keller - Prozess-Expertin Jutta Keller
 

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