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Kennzahlen können auch helfen

Kennzahlen für KMU: unnötiger Ballast oder heiß geliebt?

Sobald Sie als Unternehmer wieder einmal – oder viel zu häufig – die Umsatzsteuererklärung eingeben, dann fragen Sie sich wahrscheinlich: Ist die angegebene Umsatzzahl wirklich eine der aussagekräftigsten Kennzahlen überhaupt oder gibt es nichts Besseres für die Analyse? Ist sie also unnötiger Ballast oder Führungsinstrument – und sollte deshalb heiß geliebt werden?

Die Kompassfunktion der Kennzahlen insbesondere in Kleinunternehmen

Kennzahlen als Kompass für die Unternehmensführung nutzen

Kennzahlen als Kompass nutzen?

Erinnern Sie sich noch an die Gründungsphase des Unternehmens? Sicherlich schwankten Sie zwischen der Aufbruchstimmung, dem Gefühl etwas bewegen zu können und der Frage, wie das Wachstum denn überhaupt zu stemmen sei. Trotz voller Auftragsbücher sah das Firmenkonto beinahe immer ziemlich leer aus.

Neue Hard- und Softwareware, eventuell Maschinen und Anlagen mussten abgezahlt werden. Neue Mitarbeiter mussten erst einmal angelernt werden. Wie kann man da als Manager denn da bloß den Überblick behalten, wenn nicht eine ganze Vollzeitstelle alleine für das Rechnungswesen geschaffen werden soll?

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Kritisch waren und sind doch immer die “großen Zahlungstermine“. In vielen Unternehmen ist es so, die nicht gerade ein ganz dickes finanzielles “Polster” haben: Sei es der drittletzte Werktag im Monat für Gehälter oder der 14. jedes (!) Monats für Krankenversicherungsbeiträge bzw. Sozialabgaben und Steuern. Die enormen Abflüsse zeigen allerdings leider nur die Kostenkomponente und sind kein Mass für den Unternehmenserfolg an sich.

In einem anderen Beitrag auf meiner Seite www.juttakeller.net (Link zum Beitrag “3 Kennzahlen für den umfangreichen Überblick”) können Sie einiges über die Informationsfunktion von lediglich drei Kennzahlen bzw. Unternehmenszahlen erfahren. Das reicht in zahlreichen Fällen bereits aus, zumindest um einen guten Überblick zu bekommen.

Selbstverständlich können Sie auch eigene Kennzahlen für die Analyse verwenden. Ich empfehle dafür auf folgende Eigenschaften bzw. Merkmale achten:

Hohe Aussagekraft für die Zukunft anhand von Kennzahlen

Beispielsweise in IT-Unternehmen zahlen sich Innovation und Technologieführerschaft aus. Allerdings kommt es immer wieder zu radikalen Marktveränderungen, bei denen ein heutiger Mittelständler plötzlich Marktführer wird oder in einem anderen Geschäftsbereich eine Desinvestition vornimmt.

Deshalb können reine Umsatzzahlen aus der Vergangenheit nicht einfach fortgeschrieben werden. Fünf- oder Zehn-Jahres-Vergleiche haben anders als bei Lebensmittel- oder Konsumgüterherstellern eine sehr geringe Aussagekraft. Wo man in der Analyse dieser großen Unternehmen Marktanteil oder Anzahl der Marken betrachtet, da wird bei Kleinunternehmen eher eine Analyse des Produktportfolios oder der damit erzielten Margen erfolgreich sein.

Die Höhe des Auftragseingangs ist beispielsweise ein ziemlich aktueller Indikator dafür, ob sich die Waren und Dienstleistungen am Markt überhaupt absetzen lassen. Zusammen mit irgendeiner Kennzahl für die Marge (seien es Deckungsbeitrag oder Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage) können KMU schon auf ziemlich aussagekräftige Zahlen zurückgreifen.

Durch die Verwendung dieser Annäherungs-Kennzahlen wird zudem vermieden, dass zu viel Zeit auf die reine Verfassung von Kennzahlen aufgebracht wird. Insbesondere wenn Kapazitäts- oder Personalengpässe bestehen, dann dürfen Umsatz und Wachstum Vorrang vor dem ganz exakten Erfassen der Zahlen haben.

Die eher pauschalen Kennzahlen werden Sie schon bald schätzen lernen, da sie Ihnen Planungssicherheit geben.

IST-Zahlen statt PLAN-Werte verwenden

Ist ein “zu viel” an Unternehmensplanung unnötiger Ballast oder wie detailreich sollen die Zahlenwerke denn wirklich sein? Als Coach für Wachstum möchte ich Ihnen dringend empfehlen, ganz besonders auf die Brüche und nicht nur auf die Fortschreibung der Zahlen zu achten.

Nur wenn Sie einen komplett neuen Fertigungs- oder Innovationsprozess einführen, dann werden sich alle Grundlagen, Kosten- und Ertragsverläufe rasant und auf einmal ändern und sind nicht mehr mit Vorjahreszahlen vergleichbar.

Ansonsten jedoch lässt sich ein Großteil des Nutzens aus den Kennzahlen auch dadurch realisieren, dass Sie die Kennzahlen mit Ihren eigenen Erfahrungswerten kombinieren. Als Unternehmer eines KMU müssen Sie nicht ständig und stets mit Aktionären kommunizieren, die jedes Quartal ein standardisiertes und aussagekräftiges sowie einfach vergleichbares Zahlenwerk benötigen.

Da haben Sie einen echten Vorteil gegenüber börsennotierten Unternehmen oder welchen mit Anteilseignern.

Mit Ihrer Erfahrung als Gründer und Eigentümer

Die Lage richtig einschätzen mit der nötigen Erfahrung ist ganz einfach

Die Erfahrung macht’s – auch in Kleinunternehmen

können Sie allerdings Intuition und Erfahrung mit den Rechnungswerken kombinieren. Der Zahlenkranz dient als solides Fundament bzw. Grundgerüst für die Entscheidungsfindung. Bauchgefühl, geschäftliches Geschick und eine emotionelle Verbindung zu Ihrer Branche sichern die Entscheidung zusätzlich ab.

Regelmäßigkeit geht vor Detaillierungsgrad

Insbesondere Banken und Online-Versender berechnen aufgrund der Zahlungseingänge und der offenen Rechnungen mit einem vergleichsweise hohen Aufwand die Kreditlimits oder auch Mahnstufen sowie Versandsperren.

Sowohl das Kreditlimit, als auch die durchschnittliche Zahldauer sind dynamische Kennzahlen und werden stets neu berechnet. Sie möchten als Chef eines kleineren oder mittleren Unternehmens einen ähnlichen Detailgrad erreichen? Dann ist es Ihre Aufgabe Algorithmen zu schreiben und die Zahlungsausfallquote neu zu berechnen.

Nicht ganz einfach, doch mit ein bißchen Übung oder Unterstützung durchaus machbar. Vielleicht hilft der Steuerberater?

Einmal ein Formelwerk aufstellen und langfristig den Nutzen daraus ziehen

Algorhythmen schaffen, die helfen den Überblick zu bekommen

Ein eher pauschalisierter Ansatz anhand der offenen Forderungshöhe und des Zahlungsverlaufs (Mahnstufen) scheint wesentlich praktikabler zu sein.

Durch das aktive Beobachten einiger Kennzahlen können Sie schnelldiejenigen Kunden erkennen, die sich bei Ihnen einen kostenfreien Lieferantenkredit holen möchten.

Und dann handeln, wenn Sie es für richtig erachten.

 

Kapazitätskennzahlen mit hoher Aussagekraft

Die zunehmende Vielfalt von Produkten und Dienstleistungen, jedoch auch Kundenbeziehungen kann dazu führen, dass das Wachstum in der Organisation ins Stocken gerät:

Kunden warten lange – vielleicht zu lange – auf Auslieferungen oder Wartungen und pochen auf die Einhaltung der bisherigen Qualitäts- und Servicestandards. Erfassen Sie also Annäherungen der pro Produkt oder Auslieferung benötigten Personenstunden oder auch des Ressourcenverbrauchs der Rechenkapazität.

Mit diesen Informationen lassen sich entsprechende “Flaschenhälse” oder “Kapazitätsengpässe” rechtzeitig erkennen und beheben.

Flaschenhälse zeigen immer die Not zu handeln

Nur wer Flaschenhälse rechtzeitig erkennt, kann handeln

Klar, Aufzeichnungen zu machen sind nicht sehr beliebt. Doch bei einem meiner IT-Kunden hat das innerhalb von nur 3 Monaten zu einem kräftigen Aha-Effekt geführt. Denn anhand der Stunden, die er von den Mitarbeitern aufschreiben ließ, die sie für die Vorbereitung eines Software-Releases benötigt hatten, konnte er sehen, dass sie in den Monaten mit Releases nur noch einen Bruchteil ihrer Arbeitszeit für Support-Anfragen übrig hatten.

In dieser Zeit kamen dann leider vermehrt Beschwerden, dass die Behebung von Fehlersituationen bei seinen Kunden zulange dauerten.

Die Konsequenz, die der Unternehmer daraus zog war, dass er für die Release-Monate nun zusätzlich Studenten einsetzt. Diese kümmern sich verstärkt um die aufkommenden Fehler bei Kunden. Die “normalen” Mitarbeiter setzen ihre Kräfte für die Vorbereitung der Releases ein.

Eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Sind Kennzahlen nun wirklich Ballast?

Leider lässt sich die Frage, ob Zahlen unnötiger Ballast sind oder eher heiße Liebe verdienen, nicht eindeutig und für alle Unternehmen beantworten. Es kommt immer auf das Ausmaß und die jeweilige Verwendung an.

Zahlen können sowohl Hinweisgeber, als auch Kompass sein. Bei zu viel Zahlendichte kann es aber auch zu einer Informationsüberlastung führen. Dann haben Sie keinen Spaß mehr daran sich damit “freiwillig” zu beschäftigen.

Ob Sie die Zahlen schätzen lernen werden, liegt höchstwahrscheinlich daran, dass Ihnen jemand – wie ich als Coach für Wachstum im Unternehmen- die Faszination der Zahlen näher bringen kann. 😉

Ich bin gespannt, welche Kennzahlen Sie zur Führung in Ihrem Unternehmen einsetzen. Hinterlassen Sie gerne hier einen Kommentar und nennen Sie mir Ihre “Lieblings-Kennzahlen”!

Hier finden Sie im Übrigen die komplette Reihe zum Thema „Kennzahlen“. Einfach auf den gewünschten Beitrag klicken und Sie kommen schnell zum Artikel:

Mit Zahlen die geeigneten Marketing-Aktionen finden

Welche Kennzahlen helfen bei der Mitarbeiterführung?

Wettbewerber beurteilen mit Kennzahlen

Wie Sie den Unternehmenserfolg an Ihren Zahlen ablesen

Warum Liquidität und Cash Flow für KMU so wichtig sind

3 Kennzahlen für Ihren Unternehmens-Überblick

 

Schreiben Sie mir gerne eine Email, wenn Sie weitere Artikel zum Thema “Kennzahlen und Unternehmenssteuerung” von mir lesen möchten.

 

Doch wie schon gesagt, nicht die Masse an Kennzahlen hilft ein Unternehmen gut und sinnvoll zu steuern. Besser ist es, eine geringe Anzahl an aussagekräftigen Kennzahlen konsequent zu betrachten, Schlüsse daraus zu ziehen und Maßnahmen und Handlungen ohne Zögern einzuleiten.

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Jutta Keller - Prozess-Expertin Jutta Keller
 

www.juttakeller.net

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