Durch ein effektives Controlling sollen Entscheidungen im Unternehmen unterstützt werden. Gemeint ist hierbei das Erheben von Kennwerten und Zahlen. Kennzahlen spiegeln den Unternehmenserfolg in verschiedenen Teilbereichen wider und erlauben es, die Unternehmensaktivitäten zu planen oder zu steuern. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) benötigen passende Kennzahlen, stehen jedoch häufig vor dem Problem, dass sie sich in deren Deutung und Verwendung nicht sicher sind und nicht genau wissen, wie sie ihren Unternehmenserfolg im Controlling abbilden können.
Die Planung der Finanzen in KMU
KMU stehen vor besonderen Herausforderungen. Sie sind einer der wesentlichen Wachstumsmotoren, bringen neue Ideen hervor, sind jedoch konjunkturellen Schwankungen gegenüber anfälliger. Forscher bezeichnen dies als “liability of smallness” – die Anfälligkeit von Kleinunternehmen gegenüber Veränderungen. Dennoch besitzen KMU ein großes Potenzial, da sie auf diese Veränderungen schneller als Konzerne reagieren können. Sie sind flexibler, müssen zum schnellen Eingehen auf neue Marktbedürfnisse ihre eigenen Kennzahlen in einem effektiven Controlling stringent überwachen.
Schließlich bilden die Kennzahlen die Basis für anstehende unternehmerische Entscheidungen, die etwa ein weiteres Wachstum vorbereiten sollen.
Einige wichtige Kennzahlen beleuchte ich im Folgenden nun genauer.
Verkäufe und Umsatz als Basis für die Planung
- Was ist bei Käufern besonders gefragt?
- Welche Dienstleistungen werden kaum in Anspruch genommen?
- Mit welchen Projekte erzielen Sie die höchsten Erträge?
Diese Analyse bietet wichtige Hinweise für die weitere Ausrichtung des Unternehmens. Im Zusammenhang damit stehen die Umsätze. Gemeint ist damit die während einer definierten Zeitperiode erzielte Summe an Einkäufen oder Bestellungen (z.B. Monatsumsatz, Jahresumsatz).
Der Umsatz reagiert schnell auf veränderte Umstände und ganz besonders auch auf saisonale Schwankungen, Großaufträge oder neu aufgetretene Konkurrenz. Schrumpft ein Unternehmen, so wird dies eher durch die Umsätze angezeigt als durch die Beschäftigtenzahlen und der Firma bleibt Zeit, auf die Veränderungen dieser Kennzahlen zu reagieren.
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Beispiel: IT-Unternehmen
Schauen wir uns das einmal am Beispiel eines Software-Unternehmens an: Geht etwa der Absatz einer Software stetig zurück, können beispielsweise günstigere Mitbewerber oder veränderte Anforderungen der Kunden dahinterstecken. Gewinne hingegen beziehen die Information ein, was nach Abzug der Ausgaben von den Einnahmen übrig blieb. Häufig stehen sie im Rahmen der Buchführung leider erst nach Monaten als Kennzahl zur Verfügung.
Die Durchlaufzeit von Aufträgen
Termine und Durchlaufzeiten besitzen einen hohen Stellenwert in den Finanzen der Kleinunternehmen. Je besser es gelingt, Termine einzuhalten und Durchlaufzeiten zu reduzieren, desto eher stehen Kapazitäten für neue Aufträge zur Verfügung. Auch für Kunden sind geringe Durchlaufzeiten relevant. Oftmals sind sie sogar bereit, Eilzuschläge zu zahlen, um benötigte Dienstleistungen so schnell wie möglich zu erhalten.
Für KMU ist es daher sinnvoll, sehr kurze Durchlaufzeiten anbieten zu können. Dazu müssen die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter so geregelt werden, dass möglichst keine Engpässe entstehen. In der Regel werden mehrere Kundenaufträge gleichzeitig abgewickelt – von der Aufnahme der Bestellung bis hin zur Erbringung der Dienstleistung.
Hierbei kann es vorkommen, dass die Auslastung eines KMU auf 100% steigt und ein neu bestelltes Projekt nicht unmittelbar gestartet werden kann. Möchten Kunden beispielsweise eine Änderung an der bestehenden Software umsetzen lassen, kann dies je nach Auftrag und Unternehmen wenige Stunden, Tage oder mehrere Wochen dauern, wenn aufwändige Tests notwendig sind.
Die Kennziffer Durchlaufzeit lässt sich dabei weiter differenzieren in die Einhaltung der vom Kunden gewünschten Termine (Wunschtermin), der Plan-Fertigstellungstermine und der bestätigten Abnahmetermine.
Klickraten und Angebotserfolg
Gerade aufgrund zunehmender Online-Verkäufe ist der Erfolg der eigenen Homepage oder des Webstores für den Profit entscheidend – besonders im IT-Bereich. Hier lässt sich messen, wie viele Besucher eine Webseite hatte, wie lange die Besucher auf der Webseite verweilten und wie hoch der Anteil derjenigen war, die nicht nur auf der Homepage landeten, sondern dort tatsächlich einen Auftrag erteilt haben.
Hohe Klickzahlen bei gleich bleibenden Kaufraten zeigen an, dass Besucher nicht das gefunden haben, was sie suchten. Steigende Raten an Käufen oder Auftragsanfragen sind hingegen ein positives Signal. Mit dem Angebotserfolg lässt sich messen, wie das Verhältnis von Angeboten zu tatsächlichen Käufen ist. Werden kalkulierte und offerierte Angebote häufig abgelehnt, dann kann dies indizieren, dass auch die Konkurrenz stark im Geschäft ist und sich Kunden nach dem Erhalt des Angebots doch für ein anderes Unternehmen entscheiden. Im Zeitverlauf sollte sich der Angebotserfolg idealerweise verbessern oder zumindest nicht verschlechtern.
Return on Investment und Break-Even
Der Return on Investment (ROI) bezeichnet das Verhältnis von Gewinn zu Investitionen. Sie stellen also gegenüber, wie viel Sie an Einnahmen erhalten und wie viel Sie für diese Einnahmen investieren müssen. Bei wachstumsorientierten Unternehmen, die in neue Sparten investieren, ist ein darauf aufbauendes Maß entscheidend – der Break-Even-Point.
Diese auch als Deckungspunktanalyse bezeichnete Aufstellung geht von der Grundannahme aus, dass die Einnahmen des Unternehmens die Kosten decken sollen und zusätzlich ein Gewinn übrig bleiben sollte. Es wird ein Break-Even-Point ermittelt, der beschreibt, wie viele Einnahmen erforderlich sind, um nach einer betrieblichen Neuausrichtung die variablen und fixen Kosten zu decken.
Nach einer Umstrukturierung kann es passieren, dass der Break-Even-Point sich durch die Einnahmen nicht erreichen lässt. Wenn Sie etwa eine neue Software anbieten – um beim Beispiel IT-Unternehmen zu bleiben – und in diese viel Entwicklungsarbeit stecken, wozu Sie Neueinstellungen vorgenommen haben, dauert es eine gewisse Zeit, bis die Mehreinnahmen dieses neuen Angebotes die Mehrkosten durch die zusätzliche Löhne ausgleichen.
Nach den ersten Monaten sollten die Einnahmen jedoch die Kosten decken. Gewinne, die oberhalb des Break-Even liegen, lassen sich in ihrer Entwicklung Monat für Monat im Sinne einer Zeitreihenanalyse prüfen.
Mitarbeiteranzahl – die Zahl der Beschäftigen
Die Mitarbeiteranzahl beinhaltet alle in der Firma tätigen Personen, die das Unternehmen bezahlt. Die Beschäftigtenzahl gilt als Maß der Unternehmensgröße und ist eine eher stabile Kennzahl, die gegenüber Zufallsschwankungen vergleichsweise konstant ist.
Bei der Entwicklung neuer Angebote nehmen Sie Neueinstellungen vor. Erweist sich eine Sparte als wenig rentabel, reduzieren Sie vielleicht die Anzahl der damit beschäftigten Mitarbeiter. Die Entwicklung der Angestellten verläuft üblicherweise kontinuierlich, sodass sich langfristige Tendenzen gut erkennen lassen. Soll sich die Erfolgsmessung nicht an kurzfristigen Veränderungen orientieren, kann man die Mitarbeiteranzahl als Indikator des Unternehmenserfolges nutzen. Unzufriedenheit unter den Beschäftigen kann sich anhand hoher Fehlzeiten offenbaren – diese Maßzahl reagiert schneller.
Hier finden Sie im Übrigen die komplette Reihe zum Thema „Kennzahlen“. Einfach auf den gewünschten Beitrag klicken und Sie kommen schnell zum Artikel:
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Welche Kennzahlen helfen bei der Mitarbeiterführung?
Wettbewerber beurteilen mit Kennzahlen
Wie Sie den Unternehmenserfolg an Ihren Zahlen ablesen
Warum Liquidität und Cash Flow für KMU so wichtig sind
3 Kennzahlen für Ihren Unternehmens-Überblick
Kennzahlen: Ballast oder heiß geliebt?
Schreiben Sie mir gerne eine Email, wenn Sie weitere Artikel zum Thema “Kennzahlen und Unternehmenssteuerung” von mir lesen möchten.
Und jetzt das Fazit: Verschiedene Kennzahlen kombinieren
Je nachdem, in welcher Branche ein Unternehmen agiert und wie lange es sich bereits am Markt befindet, können verschiedene Kennzahlen den Erfolg abbilden. Bei jungen Firmen mit hohem Internetpotenzial können dies Klickraten und Konversionsraten sein, d.h. der Anteil derjenigen, die tatsächlich online Aufträge erteilen. Auch die Auslastung des Unternehmens ist wichtig.
Langfristig kommen weitere Kennzahlen, wie Umsätze und Beschäftigtenzahlen, als Marker des Erfolgs hinzu.
Welche Kennzahlen nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits und helfen Ihnen diese wirklich bei der erfolgreichen Unternehmenssteuerung?
