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So gelingt Automatisierung in Marketing und Vertrieb in KMU_1

Automatisierung in Marketing und Vertrieb

Mit kleinem Aufwand eine große Wirkung in Marketing und Vertrieb zu erreichen gelingt mit intelligenter Automatisierung

Nicht nur Startups, sondern auch bestehende und zum Teil noch sehr „analog“ orientierte Unternehmen können die Wirkung der Automatisierung in einigen Bereichen verhältnismäßig leicht umsetzen.

Wenn Sie lieber mein Video (18 min) zu diesem Thema schauen möchten anstatt diesen Beitrag zu lesen, können Sie dies hier tun:

So gelingt Automatisierung in Marketing und Vertrieb (Praxisbeispiel)

So gelingt Automatisierung in Marketing und Vertrieb (Praxisbeispiel)

Besonders die Marketing- und Vertriebsabteilungen profitieren von der Prozessautomatisierung. Die Umsetzung ist meist wenig aufwändig, der Effekt fast unmittelbar. Natürlich hängen die gewählten Lösungen immer von der Branche und vom Geschäftsmodell des Unternehmens ab, doch generell gilt: in diesem Bereich lässt sich sehr gut und praktisch vollautomatisch an der Kundenpflege und Kundenbindung arbeiten.

Und genau darum geht es hier in diesem Beitrag. Es geht um die wichtige Frage:

Wie kann eine effektive Kundenpflege automatisiert werden?

Mögliche Lösungen erlauben beispielsweise den Kunden die eigenständige Terminbuchung über die Unternehmenswebseite, sei es für Gespräche oder Lieferungen. Auch eine Erinnerungsfunktion kann hier integriert werden. Ist eine Beratung oder ein Verkaufsgespräch abgeschlossen worden, kann anhand von Notizen und Feedback leicht nochmals nachgefasst werden.

Derartige automatisierte Abläufe können neben der Terminbuchung oder der Nachverfolgung von Angeboten auch Hinweise auf neuere Produkte oder Produktzusätze beinhalten, die Verweise auf besondere Serviceangebote, doch natürlich auch kleine Freundlichkeiten wie automatisch verschickte Geburtstagsgrüße.

 

Kleine Aufmerksamkeiten erhöhen die Kundenbindung

Kleine Aufmerksamkeiten erhöhen die Kundenbindung – egal ob ein lieber Geburtstagsgruß, ein Blumenstrauß oder ein Telefonanruf.

Das Ergebnis: der Kunde fühlt sich optimal betreut und erhält den Eindruck, dass sein Anliegen dem Unternehmen wichtig ist, dass er im Zentrum der Bemühungen steht.

Denn Kunden können unter globalen Anbietern wählen und entscheiden sich für hervorragende Leistung bei gutem Service. Das muss keinesfalls der billigste Anbieter sein – den Zuschlag bekommt oft das Unternehmen, das die Kundenerlebnisreise – die sogenannte Customer Journey – besonders individuell und sorgfältig zu gestalten versteht. Je besser eine Marke oder ein Unternehmen während des gesamten Prozesses vom ersten Besuch der Website bis zum Erhalt der Leistungen oder Produkte wahrgenommen wird, umso nachhaltiger fällt die Kundenbindung aus – mit entsprechend positiven Bewertungen.

 

Enorme Zeitersparnis schafft neue Potenziale

Für eine weitgehend automatisierte, zugleich aber individuelle Kundenbetreuung genügt es, die Abläufe ein einziges Mal in das gewählte System einzupflegen (oder auch durch den Kunden selbst über eine speziell dafür angelegte Website – etwa mit den möglichst vollständigen Daten des Kunden, darunter auch Schlüsselwörter zu dessen Präferenzen, die spätere Informationen auslösen, sobald aktuelle Produkte oder Leistungen für diesen Kunden verfügbar werden. Ein derartiges System läuft auf der Basis sorgfältig ausgewählter Daten wie von selbst.

Dem Unternehmen entstehen langfristig durch eine automatisierte Betreuung von Bestandskunden keine Mehrkosten, die Mitarbeiter in Vertrieb und Marketing werden vom Klein-Klein entlastet und können die frei gewordene Zeit für die Gewinnung von Neukunden nutzen! Zusätzliche Kosten für Mehrarbeit oder Einsparungen durch Entlassungen sind nicht notwendig, weil die Automatisierung die Effizienz und den Umsatz steigert. Eine Konstellation, von der alle Beteiligten einschließlich der Kunden etwas haben.

 

Mehr Freiheit dank Automatisierung

Ein weiterer Aspekt der Automatisierung von Prozessen – vor allem für Kleinunternehmer – ist die Entlastung von Routinetätigkeiten. Mit

  • verlässlichen Automatisierungslösungen
  • deutlich reduzierter Komplexität und
  • verschlankten Prozessen 

kann das eigene Geschäftsmodell auf sichere Füße gestellt werden. Für den Unternehmer bedeutet dies, den Kopf frei zu bekommen für andere – wichtigere – Dinge, wie zum Beispiel die Innovation voranzutreiben oder die strategische Geschäftsentwicklung weiterzuentwickeln.

Dabei kann es sich auch um die Erschließung neuer Geschäftsbereiche handeln, aber auch um freie Zeit für Weiterbildungen oder mehr Zeit für Familie und private Interessen. All das lässt sich durchaus umsetzen, ohne dass die Profitabilität des Unternehmens leidet – im Gegenteil, diese lässt sich trotz der gewonnenen freien Zeit in den meisten Fällen recht schnell anheben.

 

Das eigene Geschäftsmodell überdenken ist der erste Schritt zur Veränderung

Eine allgemein verbindliche Empfehlung, die für jedes Unternehmen passt, gibt es natürlich nicht – und in der Tat stellt schon das Nachdenken über mögliche Standardisierungen und Automatisierungen – gerade in Marketing und Verrieb – einen Schritt nach vorn dar. Denn damit beginnen Inhaber oder Geschäftsführer, das bisherige Geschäftsmodell kritisch zu betrachten. Aus der Analyse der Stärken und Schwächen ergeben sich bereits Änderungswünsche und neue Ideen.

 

Zeit zum Nachdenken ist der erste Schritt auf dem Weg in die Automatisierungfür Veränderung

Zeit zum Nachdenken ist der erste Schritt für Veränderung

Deren Verwirklichung kann dank der zahlreichen, oft sogar einfach nutzbaren Softwarelösungen in Angriff genommen werden. Wichtiger als die Anschaffung einer Software ist der Mut zur Veränderung und die Erkenntnis, dass die Automatisierung dem Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft.

Denn ein Unternehmer wird seine Beschäftigten nur durch die Umstellungen begleiten können, wenn er selbst von dem, was er tut, überzeugt ist. Dass die Automatisierung für erfolgreiche Unternehmen unumgänglich ist, sollte jedem Inhaber bewusst sein. Die Frage ist nur, wann und wie beginnen.

 

Beginnen Sie mit überschaubaren Prozessen

Die Automatisierung gelingt am besten, wenn man in einem kleinen Bereich anfängt – idealerweise etwas, was den meisten Mitarbeitern vertraut ist. Unternehmen, in denen die Prozesse schon in Form eines Flussdiagramms erfasst sind, haben dabei einen Vorsprung. Denn diese Visualisierung erleichtert die Automatisierung vieler Abläufe auf der Basis der verwendeten E-Mail-Software.

Derartige Softwarelösungen sind schon von Haus aus relativ multifunktional, können aber auch mit angrenzenden Softwarelösungen verbunden werden. Auf diese Weise wird auf der Basis der Korrespondenz die Terminbuchung automatisiert.

Wie so eine Terminbuchungsseite aussehen kann, sehen Sie an meiner eigenen Terminbuchungsseite. Probieren Sie es aus und wählen Sie hier Ihren Wunschtermin für ein kostenfreies Erstgespräch aus. Dann schauen wir gemeinsam, welcher Prozess in Ihrem Unternehmen als erstes automatisiert werden könnte.

So können Sie schnell und einfach einen Termin für ein kostenfreies Erstgespräch buchen.

So können Sie schnell und einfach einen Termin für ein kostenfreies Erstgespräch buchen.

Die E-Mail-Adressen von Bestandskunden werden in modernen Softwarelösungen ebenso genutzt wie neue Kontakte, die die Marketing-Abteilung über eine Landing Page der Webseite gewinnt. Wer hier interessante Inhalte im Tausch gegen Eintragung der E-Mail-Adresse anbietet, kann seine Kontaktliste rasch und effektiv erweitern – wichtig ist lediglich, dass das Angebot für den Kunden einen echten Mehrwert darstellt und sich auf die Leistungen des Unternehmens bezieht.

Auf diese Weise findet bei den Interessenten schon eine Vorab-Auslese statt, denn eintragen werden sich nur solche, die sich wirklich einen Vorteil von diesem Angebot versprechen und damit zur Zielgruppe des Unternehmens gehören.

Findet dann eine Kontaktaufnahme statt, die durch entsprechende Prozessautomatisierung besonderes effizient abläuft, wird der Kunde den Eindruck gewinnen, es mit einem äußerst organisierten Unternehmen zu tun zu haben – ein weiterer Vorteil bei der Kundenbindung.

Hinzu kommt, dass die genutzten Softwareprogramme in der Regel eine lückenlose, digitale Dokumentation der Ergebnisse erlauben. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, welche Prozesse die besten Resultate erzielen – und in vielen Fällen auch, warum. Dies ist die Grundlage für eine kontinuierliche Optimierung, bei der Zeitersparnis, Kundenbindung und Umsatzsteigerung Hand in Hand gehen.

 

Die Standardisierung und Automatisierung in Marketing und Vertrieb bietet viele Vorteile.

Vorteile für eine Standardisierung und Automatisierung sind insbesondere:

  • Entlastung für Mitarbeiter, die zuvor noch zu viel Arbeitslast tragen und zu wenig Zeit haben, sich intensiv um die Kundenpflege zu kümmern
  • Zeitersparnis für Mitarbeiter, wenn diese bisher telefonisch Termine für Interessenten gewinnen sollten
  • Freisetzung von Arbeitspotenzial für Verbesserungen und Neuerungen, die sich die Mitarbeiter selbst wünschen
  • Mehr Transparenz auf allen Ebenen, nicht nur im CRM-Tool
  • Weniger Arbeitsstress bei der Übertragung oder Skalierung von Abläufen und Strukturen
  • Einheitliche gute und gleichbleibende Qualität in der Bearbeitung der Geschäftsvorgänge
  • Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben der Mitarbeiter, z. B. intensivere Kundenbetreuung oder Neukundenakquisition

 

Automatisierung und Digitalisierung: Investition in die Zukunft

Am Beispiel der graduellen Automatisierung nur eines einzigen Prozesses – hier im Beispiel ist es die automatisierte Terminbuchung – ist bereits deutlich erkennbar, dass Unternehmen mit der Investition in die Automatisierung und Digitalisierung überhaupt erst zukunftsfähig werden – wer schon bei der Kundengewinnung online den Anschluss verliert, wird graduell immer weiter hinter der Konkurrenz zurückfallen oder die Lücke mit erheblichem Aufwand schließen können.

Unternehmen, die es fertigbringen, dank der Digitalisierung ein profitables Wachstum vorweisen zu können, haben die besten Grundlagen auch für den zukünftigen Erfolg – einschließlich der Gewissheit, dass die Firma problemlos zu einem guten Preis an potentielle Nachfolger verkauft oder  an die nächste Generation übergeben werden kann.

Nutzen Sie vielfältigen Möglichkeiten der Förderung, die von diversen Ministerien und weiteren Organisationen (IHK, HWK, Verbänden etc.) zur Verfügung gestellt werden, wenn Sie das Thema Automatisierung und Digitalisierung in Ihrem Unternehmen kostengünstig und mit wenig finanziellem Risiko angehen wollen.

 

Diese folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt, wenn über die Automatisierung von Abläufen nachgedacht werden soll:

Bei Unternehmen, die bereits eine gewisse Größe erreicht haben oder schon seit langen Jahren am Markt sind, ist der erste Schritt zunächst die Definition, was man sich von der Standardisierung verspricht. Also was genau soll das Ziel sein?

Beispielsweise:

  • Sollen Marketing- und Vertriebs-Prozesse verschlankt werden, oder geht es um eine Steigerung der Effizienz?
  • Gibt es schon Ansätze, oder muss von Null angefangen und ein eigenes System samt Dokumentation erarbeitet werden?
  • Wo kann ich für mein Unternehmen eine Förderung erhalten?

Hier hilft es, zu entscheiden, welche Abläufe und Prozesse die Standardisierung lohnen, ein Konzept zu erarbeiten und dann in einem weiteren Schritt zu automatisieren. Eventuell holt man sich hier auch Hilfe von außen, entweder durch einen Unternehmensberater mit Schwerpunkt Prozessoptimierung oder einen Qualitätsmanager. Dann wird ein kleines Projekt aufgesetzt und eine Roadmap zeigt die Schritte für die nächsten Monate.

Die Standardisierung und Automatisierung in Marketing und Vertrieb setzt erhebliche Potenziale bei den Mitarbeitern frei. Wie Sie dies für Ihr Unternehmen nutzen können, hängt von verschiedenen Faktoren ab – der Branche, dem Geschäftsmodell und der Position am Markt. Dank der verfügbaren Softwarelösungen gibt es allerdings für so gut wie jeden Topf einen Deckel. Ihr Gewinn beginnt bereits mit dem Nachdenken über die Verbesserung der Abläufe und den damit verbundenen Anstöße für die künftigen Entwicklungen im Unternehmen.

Ich rate Ihnen, machen Sie sich einen Termin in Ihren Kalender für 90 Minuten und brainstormen Sie das Thema mit Ihren Marketing- und Vertriebsmitarbeitern einmal am Stück. Wenn Sie dann zu der Erkenntnis kommen, das könnte Potenzial für Ihre Firma stecken, dann gehen Sie das Ganze mit professioneller Hilfe an.

Ich wünsche Ihnen ganz viel Erfolg dabei!

 

Selbstverständlich stehe ich Ihnen für ein kostenfreies Erstgespräch jederzeit zur Verfügung und gebe Ihnen Tipps, wie Sie das Thema in kleinen Schritten angehen können.

Ich begleite Sie – wenn Sie mögen – auch in Ihrem Prozess. Informieren Sie sich bitte hier, wie wir es gemeinsam schaffen können, Ihre Abläufe und Prozesse so zu optimieren, dass Sie als Chef wieder mehr Zeit für das wirklich Wichtige im Leben haben: https://www.juttakeller.net/chancenmentoring/

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

 

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Jutta Keller - Prozess-Expertin Jutta Keller
 

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